.RU

5ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ - Компьютерное делопроизводство


^ 5ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы деятельности, что особенно актуально для тех, кто работает с информацией.

Первые базы данных (БД) появились уже на заре 1-го поколения ЭВМ, представляя собой отдельные файлы данных или простые их совокупности. Данные, составляющие БД, отражают характеристики объектов и их отношений в соответствующей прикладной области. Каждый файл, входящий в БД, содержит определённое число записей, отражающих ту или иную сторону предметной области, на которую ориентирована БД. Как правило, файлы БД содержат большое число однотипных записей. Записи, в свою очередь, состоят из полей, представляющих определённые типы информации об объектах. Поле является наименьшей информационной единицей, непосредственно доступной в записи.

По мере увеличения объёмов и структурной сложности хранимой информации, а также расширения круга потребителей информации определилась необходимость создания удобных и эффективных систем интеграции хранимых данных и управления ими. В конце 60-х годов это привело к созданию первых коммерческих систем управления базами данных (СУБД), поддерживающих организацию и ведение БД. Большой интерес для пользователя составляют СУБД, которые позволяют хранить различного рода информацию, обеспечивая доступ к ней в разных контекстах и разрезах как локально, так и в сетевых режимах. В настоящее время существует свыше 25 известных пакетов общего назначения, среди которых можно отметить такие как: dBase, Rbase, Clipper, FoxBase, FoxPro, Paradox, Access и др.

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции баз данных: основой информационной технологии являются данные, организованные в БД, адекватно отражающие реалии действительности в той или иной предметной области и обеспечивающие пользователя актуальной информацией в соответствующей предметной области.

Пользователями БД являются четыре основные категории потребителей её информации и/или поставщиков информации для неё: (1) конечные пользователи, (2) программисты и системные аналитики, (3) персонал поддержки БД в актуальном состоянии и (4) администратор БД. Хорошо спроектированные СУБД, используют развитые графические интерфейсы и поддерживают системы отчётов, отвечающие специфике пользователей указанных 4-х категорий. В этом случае персонал поддержки БД и конечные пользователи могут легко осваивать и использовать СУБД для обеспечения своих потребностей без какой-либо специальной подготовки. Хорошо спроектированные СУБД, представляют опытному пользователю средства для создания собственных БД-приложений не требуя от него специальной программистской подготовки. Конечным пользователям для обеспечения доступа к информации БД представляется графический интерфейс в виде системы окон с функциональными меню, позволяющими легко получать необходимую информацию на экран и/или принтер в виде удобно оформленных отчётов.




^ 5.1СУБД Microsoft Access

Одним из программных продуктов, обеспечивающих переработку данных, является БД фирмы Microsoft Access, которое является мощной и высокопроизводительной СУБД. Пакет Access предназначен для разработки настольных БД и создания приложений БД архитектуры клиент/сервер, работающих под управлением операционных систем Windows. В Access реализовано множество средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представлению данных. Microsoft Access предоставляет возможности, необходимые для управления любыми данными и принятия оптимальных решений. Одним из существенных преимуществ Access является возможность работы с данными других источников, включая наиболее популярные СУБД для персональных компьютеров (dBase, FoxPro, Paradox) и множество других БД.

К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов – мастера (Wizard), которые можно использовать для создания таблиц, запросов, форм и отчётов, различных типов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. Несомненным достоинством пакета Access является то, что сочетая мощность и гибкость с простотой изучения и использования, он одинаково подходит как новичкам, так и профессионалам.

В БД сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

^ 5.1.1Проектирование базы данных

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру БД. Хорошая структура является основой для создания адекватной требованиям и эффективной БД.

Основные этапы проектирования БД:

  1. Определение цели создания БД.

  2. Определение таблиц БД.

  3. Определение необходимых в таблице полей.

  4. Задание индивидуального значения каждому полю.

  5. Определение связей между таблицами.

  6. Обновление структуры БД.

  7. Добавление данных и создание других объектов БД.

  8. Использование средств анализа.



^ 5.1.1.1Определение цели создания БД

На этапе проектирования БД необходимо определить цель ее создания, основные функции и информацию, которую она должна содержать, т.е. нужно определить основные темы таблиц БД и информацию, которую будут содержать поля таблиц. БД должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать БД, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую БД с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

^ 5.1.1.2Определение таблиц БД

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования БД является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать БД не всегда дают полное представление о структуре таблицы. Поэтому при проектировании таблиц сначала лучше разработать структуру БД на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:


^ 5.1.1.3Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:



^ 5.1.1.4Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.


^ 5.1.1.5Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах, для чего нужно определить связи между таблицами.


^ 5.1.1.6Обновление структуры БД

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру БД и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли БД поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.


^ 5.1.1.7Добавление данных и создание других объектов БД

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.


^ 5.1.1.8Использование средств анализа

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры БД.




a-a-erlihman-organizaciya-tehnika-i-buhgalterskij-uchet-tovarnih-operacii-optovaya-torgovlya-m-ekspertnoe-byuro-m-1998-400-s-stranica-4.html
a-a-ermichev-dorogie-druzya-tovarishi-kollegi-unas-segodnya-sergej-sergeevich-horuzhij-predstavlyat-ego-dolzhnosti-tituli-i-zvaniya-ya-ne-budu-mi-znaem-sergeya-sergeevicha-horuzhego-avtora-filosofa-sovremennoj-russ.html
a-a-fet-primernaya-programma-osnovnogo-obshego-obrazovaniya-po-literature-dlya-obrazovatelnih-uchrezhdenij-s-russkim-yazikom-obucheniya.html
a-a-fursenko-v-a-sadovnichij.html
a-a-golutva-yarilova-olga-sergeevna-629-89-56.html
a-a-gretchenko-forsajt-kak-innovacionnij-instrument-prognozirovaniya-i-realizacii-nauchnih-i-tehnologicheskih-prioritetov.html
  • znanie.bystrickaya.ru/a-k-lihoded-ifve-protvino-rozhdenie-tyazhelogo-kvarkoniya-pri-visokih-energiyah-40-min.html
  • spur.bystrickaya.ru/lekciya-i-kyoln-28-dekabrya-1912-lekciya-ii-kyoln-29-dekabrya-1912.html
  • esse.bystrickaya.ru/programma-rasschitana-na-rukovoditelej-rabotnikov-buhgalterij-i-finansovih-sluzhb-inostrannih-predstavitelstv-rabotnikov-posolstv-zarubezhnih-stran-a-takzhe-vse-zainteresovannie-lica-lektori.html
  • uchebnik.bystrickaya.ru/uroki-razvitiya-rechi.html
  • obrazovanie.bystrickaya.ru/pravovoe-obespechenie-voenno-socialnoj-politiki-rossijskoj-federacii-stranica-10.html
  • education.bystrickaya.ru/11-klass-spisok-pobeditelej-i-prizerov-regionalnogo-etapa-vserossijskoj-olimpiadi-shkolnikov-v-respublike-bashkortostan.html
  • control.bystrickaya.ru/belaya-baba-stepanov-aleksandr-mihajlovich-bolshoj-slovar-ezotericheskih-terminov.html
  • shkola.bystrickaya.ru/processori-evm-chast-4.html
  • laboratory.bystrickaya.ru/vozmozhnosti-primeneniya-opita-zapadnoj-evropi-v-reshenii-problem-funkcionirovaniya-rossijskogo-fond.html
  • urok.bystrickaya.ru/prikaz-05-04-2012-g-250-ob-itogah-iv-mezhdunarodnogo-festivalya-detskogo-tvorchestva-altan-gadas-2012.html
  • shkola.bystrickaya.ru/mezhdunarodnoe-gumanitarnoe-pravo-3.html
  • books.bystrickaya.ru/byulleten-novih-postuplenij-literaturi-v-nauchnuyu-biblioteku-kubgu-fevral-2007-g-stranica-4.html
  • paragraph.bystrickaya.ru/konkursnaya-dokumentaciya-vidaetsya-s-03-fevralya-2009g-po-05-marta-2009g-po-adresu-eao-679016-g-birobidzhan-pr-t-60-let-sssr-18-upravlenie-zdravoohraneniya-a-tak-zhe-na-sajte.html
  • knigi.bystrickaya.ru/sostoyaniya-zdorovya-obuchayushihsya-municipalnoe-obsheobrazovatelnoe-uchrezhdenie-licej-3-traktorozavodskogo-rajona.html
  • college.bystrickaya.ru/312-organi-chuvstv3121-organi-sluha-vestibulyarnij-apparat-istoriografiya-sobitij-socialno-ekonomicheskie-i.html
  • books.bystrickaya.ru/d-a-avdeev-v-pomosh-strazhdushej-dushe-opit-vrachebnogo-dushepopecheniya-stranica-18.html
  • education.bystrickaya.ru/2literaturovedcheskie-i-psihologo-pedagogicheskie-osnovi-raboti-s-tekstom-v-nachalnih-klassah.html
  • klass.bystrickaya.ru/a-v-lunacharskij-izobrazitelnoe-iskusstvo-na-sluzhbe-zhizni-d-v-sarabyanov-filonov-sam-po-sebe-i-sredi-drugih-7.html
  • tasks.bystrickaya.ru/2-zemleustrojstvo-i-planirovanie-landshafta-landshaftnoe-planirovanie-dlya-specialnosti-020804-65-uchebno-metodicheskij.html
  • nauka.bystrickaya.ru/uchebnoe-posobie-dlya-studentov-g-sevastopol-2009.html
  • nauka.bystrickaya.ru/uglevodi-kurs-lekcij-elektronnij-uchebnik-dlya-studentov-pedagogicheskih-specialnostej-prilozheniya-k-lekciyam.html
  • teacher.bystrickaya.ru/evropejskie-programmi-nauchno-tehnologicheskogo-i-obrazovatelnogo-sotrudnichestva-erasmus-mundus.html
  • tetrad.bystrickaya.ru/uchebno-metodicheskij-kompleks-dlya-distancionnogo-obucheniya-kemelbeva-s-s-stranica-9.html
  • kanikulyi.bystrickaya.ru/vremennaya-povestka-dnya-na-2001-g-rukovodstvo-po-celyam-i-zadacham-sistemi-pravozashitnih-struktur-organizacii-obedinennih.html
  • literature.bystrickaya.ru/brending-i-marketingovie-kommunikacii.html
  • uchebnik.bystrickaya.ru/urok-po-uchebnomu-planu-tema-uroka-po-uchebno-tematicheskomu-planu-dmitrij-narkisovich-mamin-sibiryak-emelya-ohotnik.html
  • ekzamen.bystrickaya.ru/sindrom-deficita-vnimaniya-i-giperaktivnosti.html
  • knowledge.bystrickaya.ru/nauchnie-osnovi-metodov-i-sredstv-kontrolya-ekologicheskogo-sostoyaniya-avtotransporta-i-ego-vozdejstviya-na-okruzhayushuyu-sredu.html
  • thescience.bystrickaya.ru/ivgosudarstvennij-kontrol-nadzor-za-soblyudeniem-trebovanij-nastoyashego-tehnicheskogo-reglamenta.html
  • shpora.bystrickaya.ru/vproekte-izlozheni-obshie-svedeniya-ob-lpds-nurlino-neftyanom-predpriyatii-oao-uralsibtransneft-obshie-polozheniya-ohrani-truda-tehniki-bezopasnosti-i-ohrani.html
  • crib.bystrickaya.ru/i-takim-obrazom-predstavlyaet-posledovatelnoe-universalnoe-usovershenstvovanie-semejstv-programmnih-produktov-p-rotool-i-wincc.html
  • znaniya.bystrickaya.ru/rabochaya-uchebnaya-programma-naimenovanie-disciplini.html
  • pisat.bystrickaya.ru/tema-44-socialnoe-obespechenie-i-dengi-denezhnoe-obrashenie-i-denezhnaya-sistema-tema-1-sushnost-i-funkcii-deneg.html
  • ekzamen.bystrickaya.ru/spisok-voprosov-po-zarubezhnoj-literature-dlya-podgotovki-k-postupleniyu-v-magistraturu-na-fakultet-rgf.html
  • bukva.bystrickaya.ru/nezadolgo-do-rassveta-dver-moego-kabineta-tiho-skripnula-i-na-poroge-voznik-vzeroshennij-melifaro-ne-to-zloj-ne-to-prosto-uzhasno-nevispavshijsya-ego-poyavle-stranica-8.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.