.RU

5ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ - Компьютерное делопроизводство


^ 5ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы деятельности, что особенно актуально для тех, кто работает с информацией.

Первые базы данных (БД) появились уже на заре 1-го поколения ЭВМ, представляя собой отдельные файлы данных или простые их совокупности. Данные, составляющие БД, отражают характеристики объектов и их отношений в соответствующей прикладной области. Каждый файл, входящий в БД, содержит определённое число записей, отражающих ту или иную сторону предметной области, на которую ориентирована БД. Как правило, файлы БД содержат большое число однотипных записей. Записи, в свою очередь, состоят из полей, представляющих определённые типы информации об объектах. Поле является наименьшей информационной единицей, непосредственно доступной в записи.

По мере увеличения объёмов и структурной сложности хранимой информации, а также расширения круга потребителей информации определилась необходимость создания удобных и эффективных систем интеграции хранимых данных и управления ими. В конце 60-х годов это привело к созданию первых коммерческих систем управления базами данных (СУБД), поддерживающих организацию и ведение БД. Большой интерес для пользователя составляют СУБД, которые позволяют хранить различного рода информацию, обеспечивая доступ к ней в разных контекстах и разрезах как локально, так и в сетевых режимах. В настоящее время существует свыше 25 известных пакетов общего назначения, среди которых можно отметить такие как: dBase, Rbase, Clipper, FoxBase, FoxPro, Paradox, Access и др.

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции баз данных: основой информационной технологии являются данные, организованные в БД, адекватно отражающие реалии действительности в той или иной предметной области и обеспечивающие пользователя актуальной информацией в соответствующей предметной области.

Пользователями БД являются четыре основные категории потребителей её информации и/или поставщиков информации для неё: (1) конечные пользователи, (2) программисты и системные аналитики, (3) персонал поддержки БД в актуальном состоянии и (4) администратор БД. Хорошо спроектированные СУБД, используют развитые графические интерфейсы и поддерживают системы отчётов, отвечающие специфике пользователей указанных 4-х категорий. В этом случае персонал поддержки БД и конечные пользователи могут легко осваивать и использовать СУБД для обеспечения своих потребностей без какой-либо специальной подготовки. Хорошо спроектированные СУБД, представляют опытному пользователю средства для создания собственных БД-приложений не требуя от него специальной программистской подготовки. Конечным пользователям для обеспечения доступа к информации БД представляется графический интерфейс в виде системы окон с функциональными меню, позволяющими легко получать необходимую информацию на экран и/или принтер в виде удобно оформленных отчётов.




^ 5.1СУБД Microsoft Access

Одним из программных продуктов, обеспечивающих переработку данных, является БД фирмы Microsoft Access, которое является мощной и высокопроизводительной СУБД. Пакет Access предназначен для разработки настольных БД и создания приложений БД архитектуры клиент/сервер, работающих под управлением операционных систем Windows. В Access реализовано множество средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представлению данных. Microsoft Access предоставляет возможности, необходимые для управления любыми данными и принятия оптимальных решений. Одним из существенных преимуществ Access является возможность работы с данными других источников, включая наиболее популярные СУБД для персональных компьютеров (dBase, FoxPro, Paradox) и множество других БД.

К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов – мастера (Wizard), которые можно использовать для создания таблиц, запросов, форм и отчётов, различных типов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. Несомненным достоинством пакета Access является то, что сочетая мощность и гибкость с простотой изучения и использования, он одинаково подходит как новичкам, так и профессионалам.

В БД сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

^ 5.1.1Проектирование базы данных

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру БД. Хорошая структура является основой для создания адекватной требованиям и эффективной БД.

Основные этапы проектирования БД:

  1. Определение цели создания БД.

  2. Определение таблиц БД.

  3. Определение необходимых в таблице полей.

  4. Задание индивидуального значения каждому полю.

  5. Определение связей между таблицами.

  6. Обновление структуры БД.

  7. Добавление данных и создание других объектов БД.

  8. Использование средств анализа.



^ 5.1.1.1Определение цели создания БД

На этапе проектирования БД необходимо определить цель ее создания, основные функции и информацию, которую она должна содержать, т.е. нужно определить основные темы таблиц БД и информацию, которую будут содержать поля таблиц. БД должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать БД, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую БД с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

^ 5.1.1.2Определение таблиц БД

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования БД является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать БД не всегда дают полное представление о структуре таблицы. Поэтому при проектировании таблиц сначала лучше разработать структуру БД на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:


^ 5.1.1.3Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:



^ 5.1.1.4Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.


^ 5.1.1.5Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах, для чего нужно определить связи между таблицами.


^ 5.1.1.6Обновление структуры БД

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру БД и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли БД поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.


^ 5.1.1.7Добавление данных и создание других объектов БД

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.


^ 5.1.1.8Использование средств анализа

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры БД.




a-a-erlihman-organizaciya-tehnika-i-buhgalterskij-uchet-tovarnih-operacii-optovaya-torgovlya-m-ekspertnoe-byuro-m-1998-400-s-stranica-4.html
a-a-ermichev-dorogie-druzya-tovarishi-kollegi-unas-segodnya-sergej-sergeevich-horuzhij-predstavlyat-ego-dolzhnosti-tituli-i-zvaniya-ya-ne-budu-mi-znaem-sergeya-sergeevicha-horuzhego-avtora-filosofa-sovremennoj-russ.html
a-a-fet-primernaya-programma-osnovnogo-obshego-obrazovaniya-po-literature-dlya-obrazovatelnih-uchrezhdenij-s-russkim-yazikom-obucheniya.html
a-a-fursenko-v-a-sadovnichij.html
a-a-golutva-yarilova-olga-sergeevna-629-89-56.html
a-a-gretchenko-forsajt-kak-innovacionnij-instrument-prognozirovaniya-i-realizacii-nauchnih-i-tehnologicheskih-prioritetov.html
  • learn.bystrickaya.ru/glava-14-pravila.html
  • writing.bystrickaya.ru/logika-kontrolnaya-5.html
  • lesson.bystrickaya.ru/sozdanie-inventarnogo-spiska-istochnik-materialov-sajt-voronezhskogo-centra-nlp-tehnologij.html
  • crib.bystrickaya.ru/informacionnij-integriruyushij-kompleks-iik-rgu-kak-instrument-dlya-informacionnogo-obespecheniya-sistemi-upravleniya-kachestvom-obrazovaniya-v-rgu-a-v-belokon-l-a-krukier-s-a-lazareva.html
  • uchitel.bystrickaya.ru/rabochaya-programma-disciplini-opublikovana-na-sajte-tyumgu-urboekologiya-i-monitoring-elektronnij-resurs-rezhim-dostupa.html
  • university.bystrickaya.ru/glava-tridcat-vtoraya-kniga-pervaya.html
  • znanie.bystrickaya.ru/aa-kantorova-m-v-avdeenko-3-d-t-aribzhanov-7-o-n-asadchikova-11-e-v-belyaeva-16-o-a-beher-17.html
  • reading.bystrickaya.ru/matematika-itogovij-test-m1-v-01-126-100-voprosov-90-rublej.html
  • paragraf.bystrickaya.ru/vsemirnaya-istoriya-edinoe-nauchno-obrazovatelnoe-prostranstvo.html
  • universitet.bystrickaya.ru/trebovaniya-k-predmetu-municipalnogo-kontrakta-stranica-20.html
  • lektsiya.bystrickaya.ru/programma-disciplini-strategiya-socialnih-i-marketingovih-issledovanij-dlya-napravleniya-080100-68-ekonomika-podgotovki-magistra-avtor-hajkin-s-r.html
  • textbook.bystrickaya.ru/instrukciya-po-uchastiyu-v-otkritom-zaprose-predlozhenij-6-obshij-poryadok-provedeniya-zaprosa-predlozhenij-6.html
  • literature.bystrickaya.ru/diploma-osimsha-ob-utverzhdenii-vidov-i-form-dokumentov-ob-obrazovanii-gosudarstvennogo-obrazca-i-pravil-ih-vidachi.html
  • literatura.bystrickaya.ru/sedmoj-doklad-kassel-30-iyunya-1909-g-rudolf-shtajner.html
  • school.bystrickaya.ru/bankovskij-veksel-chast-7.html
  • grade.bystrickaya.ru/obyazatelnij-kurs-po-napravleniyu-ekologiya-i-prirodopolzovanie-vklyuchaet-prakticheskie-zanyatiya-innovacionnost-kursa-po.html
  • desk.bystrickaya.ru/ochno-zaochnaya-forma-obucheniya-uchebno-metodicheskij-kompleks-disciplini-informatika-i-programmirovanie-kod-i-nazvanie.html
  • portfolio.bystrickaya.ru/osobennosti-detsko-roditelskih-kommunikativnih-vzaimootnoshenij-v-podrostkovij-period-v-sovremennoj-buryatskoj-seme-na-materialah-aginskogo-buryatskogo-avtonomnogo-okruga.html
  • abstract.bystrickaya.ru/-priklyuchencheskij-roman-lezvie-britvi-podnimaet-problemi-izucheniya-vozmozhnostej-cheloveka-stranica-54.html
  • control.bystrickaya.ru/cimmerman-ioann-georg-ritter-fon.html
  • literatura.bystrickaya.ru/sostoyanie-i-budushee-programmnoj-inzhenerii-mificheskij-cheloveko-mesyac-ili-kak-sozdayutsya-programmnie-sistemi.html
  • essay.bystrickaya.ru/doklad-na-vserossijskom-soveshanii-glavnih-vrachej.html
  • tests.bystrickaya.ru/metodicheskie-trebovaniya-k-kabinetu-uchitelya-defektologa-kand-ped-nauk.html
  • knowledge.bystrickaya.ru/metodika-organizacii-samostoyatelnoj-raboti-studentov-po-discipline-operacionnie-sistemi-i-sredi.html
  • composition.bystrickaya.ru/otkritoe-akcionernoe-obshestvo-krasnoyarskij-rechnoj-port-po-okpo.html
  • turn.bystrickaya.ru/osnovnaya-obrazovatelnaya-programma-nachalnogo-obshego-obrazovaniya-dlya-ou-rabotayushego-po-umk-shkola-rossii.html
  • predmet.bystrickaya.ru/sobranie-zakonodatelstva-sverdlovskoj-oblasti-oficialnoe-izdanie-sedmoj-razdel-k-07-za-2010-god-razmeshenie-zakazov-na-postavki-produkcii-dlya-gosudarstvennih-nuzhd-sverdlovskoj-oblasti-informacionnij-byulleten.html
  • college.bystrickaya.ru/2-kurs-4-semestr-82-chasa-20ch-surs-uchebnaya-programma-dlya-specialnosti-1-24-01-01-mezhdunarodnoe-pravo-fakultet.html
  • zanyatie.bystrickaya.ru/marketingovaya-deyatelnost-na-predpriyatii-3.html
  • writing.bystrickaya.ru/kultura-i-obshestvennaya-misl-v-moskve-vtoroj-polovini-xix-veka.html
  • zadachi.bystrickaya.ru/teoriya-razvitiya-kriticheskogo-mishleniya-annotaciya-osnovnoj-obrazovatelnoj-programmi.html
  • uchenik.bystrickaya.ru/44-chuvstvitelnost-vv-k-razryadam-staticheskogo-elektrichestva-himicheskie-tehnologii-energonasishennih-materialov-i-izdelij.html
  • kanikulyi.bystrickaya.ru/zadachi-na-funkcii-uchitel-informatiki-batrakova-l-v.html
  • holiday.bystrickaya.ru/n-m-mahov-2009-g-stranica-6.html
  • turn.bystrickaya.ru/plan-provedeniya-meropriyatij-dopolnitelnih-obrazovatelnih-uslug-na-2010-11uch-g-dopolnitelnie-obrazovatelnie-uslugi.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.