5ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ - Компьютерное делопроизводство
.RU

5ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ - Компьютерное делопроизводство


^ 5ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы деятельности, что особенно актуально для тех, кто работает с информацией.

Первые базы данных (БД) появились уже на заре 1-го поколения ЭВМ, представляя собой отдельные файлы данных или простые их совокупности. Данные, составляющие БД, отражают характеристики объектов и их отношений в соответствующей прикладной области. Каждый файл, входящий в БД, содержит определённое число записей, отражающих ту или иную сторону предметной области, на которую ориентирована БД. Как правило, файлы БД содержат большое число однотипных записей. Записи, в свою очередь, состоят из полей, представляющих определённые типы информации об объектах. Поле является наименьшей информационной единицей, непосредственно доступной в записи.

По мере увеличения объёмов и структурной сложности хранимой информации, а также расширения круга потребителей информации определилась необходимость создания удобных и эффективных систем интеграции хранимых данных и управления ими. В конце 60-х годов это привело к созданию первых коммерческих систем управления базами данных (СУБД), поддерживающих организацию и ведение БД. Большой интерес для пользователя составляют СУБД, которые позволяют хранить различного рода информацию, обеспечивая доступ к ней в разных контекстах и разрезах как локально, так и в сетевых режимах. В настоящее время существует свыше 25 известных пакетов общего назначения, среди которых можно отметить такие как: dBase, Rbase, Clipper, FoxBase, FoxPro, Paradox, Access и др.

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции баз данных: основой информационной технологии являются данные, организованные в БД, адекватно отражающие реалии действительности в той или иной предметной области и обеспечивающие пользователя актуальной информацией в соответствующей предметной области.

Пользователями БД являются четыре основные категории потребителей её информации и/или поставщиков информации для неё: (1) конечные пользователи, (2) программисты и системные аналитики, (3) персонал поддержки БД в актуальном состоянии и (4) администратор БД. Хорошо спроектированные СУБД, используют развитые графические интерфейсы и поддерживают системы отчётов, отвечающие специфике пользователей указанных 4-х категорий. В этом случае персонал поддержки БД и конечные пользователи могут легко осваивать и использовать СУБД для обеспечения своих потребностей без какой-либо специальной подготовки. Хорошо спроектированные СУБД, представляют опытному пользователю средства для создания собственных БД-приложений не требуя от него специальной программистской подготовки. Конечным пользователям для обеспечения доступа к информации БД представляется графический интерфейс в виде системы окон с функциональными меню, позволяющими легко получать необходимую информацию на экран и/или принтер в виде удобно оформленных отчётов.




^ 5.1СУБД Microsoft Access

Одним из программных продуктов, обеспечивающих переработку данных, является БД фирмы Microsoft Access, которое является мощной и высокопроизводительной СУБД. Пакет Access предназначен для разработки настольных БД и создания приложений БД архитектуры клиент/сервер, работающих под управлением операционных систем Windows. В Access реализовано множество средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представлению данных. Microsoft Access предоставляет возможности, необходимые для управления любыми данными и принятия оптимальных решений. Одним из существенных преимуществ Access является возможность работы с данными других источников, включая наиболее популярные СУБД для персональных компьютеров (dBase, FoxPro, Paradox) и множество других БД.

К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов – мастера (Wizard), которые можно использовать для создания таблиц, запросов, форм и отчётов, различных типов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. Несомненным достоинством пакета Access является то, что сочетая мощность и гибкость с простотой изучения и использования, он одинаково подходит как новичкам, так и профессионалам.

В БД сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

^ 5.1.1Проектирование базы данных

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру БД. Хорошая структура является основой для создания адекватной требованиям и эффективной БД.

Основные этапы проектирования БД:

  1. Определение цели создания БД.

  2. Определение таблиц БД.

  3. Определение необходимых в таблице полей.

  4. Задание индивидуального значения каждому полю.

  5. Определение связей между таблицами.

  6. Обновление структуры БД.

  7. Добавление данных и создание других объектов БД.

  8. Использование средств анализа.



^ 5.1.1.1Определение цели создания БД

На этапе проектирования БД необходимо определить цель ее создания, основные функции и информацию, которую она должна содержать, т.е. нужно определить основные темы таблиц БД и информацию, которую будут содержать поля таблиц. БД должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать БД, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую БД с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

^ 5.1.1.2Определение таблиц БД

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования БД является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать БД не всегда дают полное представление о структуре таблицы. Поэтому при проектировании таблиц сначала лучше разработать структуру БД на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:


^ 5.1.1.3Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:



^ 5.1.1.4Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.


^ 5.1.1.5Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах, для чего нужно определить связи между таблицами.


^ 5.1.1.6Обновление структуры БД

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру БД и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли БД поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.


^ 5.1.1.7Добавление данных и создание других объектов БД

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.


^ 5.1.1.8Использование средств анализа

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры БД.




a-a-erlihman-organizaciya-tehnika-i-buhgalterskij-uchet-tovarnih-operacii-optovaya-torgovlya-m-ekspertnoe-byuro-m-1998-400-s-stranica-4.html
a-a-ermichev-dorogie-druzya-tovarishi-kollegi-unas-segodnya-sergej-sergeevich-horuzhij-predstavlyat-ego-dolzhnosti-tituli-i-zvaniya-ya-ne-budu-mi-znaem-sergeya-sergeevicha-horuzhego-avtora-filosofa-sovremennoj-russ.html
a-a-fet-primernaya-programma-osnovnogo-obshego-obrazovaniya-po-literature-dlya-obrazovatelnih-uchrezhdenij-s-russkim-yazikom-obucheniya.html
a-a-fursenko-v-a-sadovnichij.html
a-a-golutva-yarilova-olga-sergeevna-629-89-56.html
a-a-gretchenko-forsajt-kak-innovacionnij-instrument-prognozirovaniya-i-realizacii-nauchnih-i-tehnologicheskih-prioritetov.html
  • ucheba.bystrickaya.ru/professor-moskovskoj-duhovnoj-akademii-posmertnaya-zhizn-dushi-stranica-3.html
  • esse.bystrickaya.ru/programma-uchebnogo-zanyatiya-zanimatelnaya-matematika-v-shkole-budushego-pervoklassnika.html
  • urok.bystrickaya.ru/prikaz-ot-200-g-usta-v-municipalnogo-obsheobrazovatelnogo-uchrezhdeniya-nachalnaya-obsheobrazovatelnaya-shkola-s-zhedrinka-novoburasskogo-rajona-saratovskoj-oblasti.html
  • uchitel.bystrickaya.ru/razdel-iv-otdelnie-vidi-obyazatelstv-glava-30-kuplya-prodazha-a-a-erlihman-organizaciya-tehnika-i-buhgalterskij.html
  • grade.bystrickaya.ru/obrashennaya-gazovaya-hromatografiya-fiziko-himicheskie-osnovi-metoda-primenenie-sovremennoe-apparaturnoe-oformlenie.html
  • predmet.bystrickaya.ru/sportivno-ozdorovitelnaya-rabota-publichnij-doklad.html
  • znaniya.bystrickaya.ru/razdel-iv-dinamika-lichnosti-lev-kulikov.html
  • composition.bystrickaya.ru/plan-raboti-prishkolnogo-lagerya-kapitoshka-1-j-den-poznakomimsya-poblizhe.html
  • kontrolnaya.bystrickaya.ru/referat-ot-lat-refere-soobshat-dokladivat-yavlyaetsya-odnim-iz-samih-rasprostranennih-pismennih-soobshenij.html
  • ekzamen.bystrickaya.ru/rossijskoj-federacii-rossijskij-gosudarstvennij-professionalno-pedagogicheskij-universitet-kafedra-teoreticheskoj-i-eksperimentalnoj-psihologii.html
  • credit.bystrickaya.ru/pamyat-29-sentyabrya-zhitie-prepodobnogo-otca-nashego-kiriaka-zhitiya-svyatih-tom-9-sentyabr.html
  • uchebnik.bystrickaya.ru/voprosi-filosofii-m-2008-12.html
  • gramota.bystrickaya.ru/zakalivanie-i-ozdorovitelnaya-rabota-programma-vospitaniya-i-obucheniya-detej-starshego-doshkolnogo-vozrasta.html
  • college.bystrickaya.ru/2016-zhili-1-31-tamiz-araliinda-ds-sanitarli-zhne-fitosanitarli-sharalar-bojinsha-komitet-zhariyalaan-habarlamalar-tzm.html
  • writing.bystrickaya.ru/korporativnaya-set-intranet.html
  • ekzamen.bystrickaya.ru/regionalnij-etap-vserossijskoj-olimpiadi-shkolnikov-po-iskusstvu-mhk-21-01-2011.html
  • textbook.bystrickaya.ru/izmenenie-organizacionnoj-strukturi-predpriyatiya.html
  • institut.bystrickaya.ru/tematicheskoe-planirovanie-kursa-matematiki-obrazovatelnaya-programma-nachalnogo-obshego-obrazovaniya-mou-sosh-47-na-2011-2015-gg.html
  • urok.bystrickaya.ru/programma-po-obshej-patologii-dlya-studentov-mediko-biologicheskih-fakultetov-s-ekzamenacionnimi-voprosami-makro-i-mikropreparatami-dlya-specialnostej.html
  • lecture.bystrickaya.ru/aktualnost-izucheniya-terminosistemi-selskohozyajstvennoj-mikrobiologii.html
  • control.bystrickaya.ru/dzhej-hejli-terapiya-ispitaniem-stranica-3.html
  • klass.bystrickaya.ru/8razreshenie-sporov-i-raznoglasij-chelyabinskij-radiozavod-polyot.html
  • studies.bystrickaya.ru/dzhangildin-alibi-togzhanovich.html
  • klass.bystrickaya.ru/adil-radzhabli-azrbaycan-respublikasi-thsil-nazirliyi.html
  • obrazovanie.bystrickaya.ru/programma-kursa-pravo-vto-moskva-2009-g.html
  • textbook.bystrickaya.ru/kak-rabotat-s-tekstovim-materialom-bez-slovarya-uchebno-metodicheskij-kompleks-disciplini-gse-f-01-inostrannij.html
  • shpora.bystrickaya.ru/zheke-adamni-negel-estetikali-azhettlgn-damuindai-dnn-alatin-orni.html
  • bukva.bystrickaya.ru/shkola-sovershenstva-richard-bah-dar-tomu-kto-rozhden-letat.html
  • ekzamen.bystrickaya.ru/rossijskoj-federacii-v-kachestve-uchebnogo-posobiya-dlya-studentov-visshih-uchebnih-zavedenij-obuchayushihsya-po-specialnosti-021100-yurisprudenciya-izdatelstvo-norma-moskva-2007-stranica-12.html
  • shpargalka.bystrickaya.ru/valerij-demin-stranica-25.html
  • doklad.bystrickaya.ru/v-oblasti-bortovogo-oborudovaniya-i-agregatov-federalnaya-celevaya-programma-razvitie-grazhdanskoj-aviacionnoj-tehniki.html
  • nauka.bystrickaya.ru/upravlenie-dinamicheskim-povedeniem-rotorov-gtd-posredstvom-opori-s-reguliruemoj-zhestkostyu.html
  • learn.bystrickaya.ru/glava-15-kogda-nebo-soedinyalos-s-zemlej-graham-hancock-robert-bauval.html
  • composition.bystrickaya.ru/plan-provedeniya-uchebnih-zanyatij-shkola-magistrata-o-v-necenko-kandidat-pedagogicheskih-nauk.html
  • tests.bystrickaya.ru/makroelementi-v-organizme-cheloveka-zabolevaniya-svyazannie-s-izbitkom-makroelementov-v-organizme-cheloveka.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.